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Cómo implementar un Sistema de Gestión ISO 9001:2015 en 10 PASOS
Antes que nada existen algunas preguntas importantes qué hacer al plantearnos la idea de establecer un Sistema de Gestión basado en procesos.
¿Estamos dispuestos a trabajar alineados a una metodología basada en procesos? ¿La dirección de la organización es la que liderea el proyecto? ¿Existe un compromiso en todos los líderes del cumplimiento a los requisitos de esta norma?, seguramente existirán más preguntas qué hacer y/o plantear para empezar este proceso, pero al haber respondido de forma positiva estas primeras preguntas podríamos empezar a mencionar de forma general cómo se puede implementar un Sistema de Gestión ISO 9001:2015.
Paso 1
Necesitamos conocer los requisitos de la norma, para lo cual debes adquirirla en algún sitio oficial y confiable (te recomendamos consultar iso.org), también puedes tomar un curso de requisitos de ISO 9001:2015 y de esa forma tener un poco más claro el panorama general de cumplimientos.
Paso 2
Definir el alcance del sistema a implementar.
¿A qué nos referimos? La norma te pide que certifiques alguno o todos los procesos productivos u operativos de la organización, es decir qué fabrica, o qué servicio otorga , puedes certificar uno o todos si así lo deciden, pero recuerda que tiene que ser un proceso principal, no uno de apoyo o soporte.
Paso 3
Definir un equipo de trabajo.
Si bien la norma en su nueva versión no exige tener un representante de la dirección, siempre será más fácil contar un líder de proyecto para llevar a cabo la implementación, posteriormente este líder podría cambiar o rolar para un mejor involucramiento de la organización, se puede generar un comité de implementación para apoyar al líder, que esté formado por los jefes o directores de área, de esta manera puede ser más fácil implementar en cascada.
Paso 4
Realiza un plan de trabajo.
La norma cuenta con 126 DEBES, cada debe es un requisito a cumplir, cuando la norma llega a mencionar DEBERÍAS, es opcional pero importante, entonces considera en tu plan de trabajo una lista de cada requisito con una idea de qué crees que puede cumplir con ese requerimiento, fechas compromiso y responsables, considera dentro de la elaboración, que hay actividades secuenciales, es decir, no puedes realizar una antes que otra, por lo que cuando realices el plan tómalo en cuenta.
Paso 5
Ejecuta el plan.
Es importante que consideres tener reuniones de revisión con una frecuencia establecida, recuerda que estamos hablando de estandarización, así que aplícala en todo, aunque parezca que no hay avance cuando llega la fecha de reunirse, la presión de presentar información y no hacerlo ayudará a que la siguiente se presente en tiempo y forma. En una implementación es común que los tiempos iniciales cambien un poco debido a la falta de experiencia o resistencia al cambio de algunas áreas, intenta apegarte lo mejor posible. El tiempo de implementación de un Sistema de Gestión de Calidad puede ser diferente en cada organización; de 6 a 12 meses es lo más común, aunque hay organizaciones que lo hacen en menos tiempo o más, aquí es cuando puedes evaluar la necesidad de apoyarte con un consultor que te ayude a optimizar el camino y los tiempos, desde contratarlo para apoyarte en el plan, hasta que te acompañe en todo el proceso.
Paso 6
Forma tu equipo auditor.
La norma te pide que cuentes con auditores internos, no define un número específico, ya que para cada organización es distinto, lo que sí deja muy claro es que no se pueden auditar su misma área, ser juez y parte, por lo que mínimo necesitas 2. Considera que entre más sean, será más fácil llevar a cabo una auditoría y con mayor frecuencia, además de tener diferentes puntos de vista que puedan aportar mejoras constantemente al sistema, para ello deben capacitarse tomando un curso de Auditor interno para la norma ISO 9001:2015.
Paso 7
Realizar una auditoria interna.
Seguramente en el plan ya está contemplada, ya que es un requisito propio de la norma, lo separamos porque es uno de los pasos más importantes en este proceso, ya que es el momento en que te darás cuenta si cumples o no con cada requisito de la norma. Debes basarte en la norma 19011, donde se incluyen las referencias para llevar a cabo una auditoria interna en cumplimiento.
Paso 8
Realiza una revisión de los resultados de la auditoría.
Ésta te dará la referencia de lo que falta trabajar para poder solicitar una auditora externa, también te permite hacer mejoras en tu proceso de auditorías y hacer el nuevo plan de trabajo para los puntos que salgan mal.
Documenta las correcciones de la auditoria interna, la mayoría lo hace a través de un proceso de acciones correctivas en donde dejes clara la causa raíz de cada tema que salió en la auditoria, contempla darles toda la prioridad para que no exista recurrencia en ninguna y las medidas que se tomen sean efectivas, la efectividad es algo importante que te evaluarán.
Paso 9
Realiza una auditoria externa.
Para poder obtener un certificado de un Sistema de Gestión ISO 9001:2015, necesitas que una casa certificadora te realice una evaluación del cumplimiento de todos los debes de la norma, así que busca opciones, existen muchas nacionales e internacionales, puedes solicitar cotización y una breve descripción de su servicio y así decidir qué es lo que más le conviene a la organización, solo contempla la rastreabilidad de su acreditación por un organismo válido ante la IAF.
Paso 10
En caso de que en la auditoria externa la casa certificadora haya dejado no conformidades declaradas a tu sistema, debes responderlas mediante una o varias acciones correctivas para poder recibir tu certificado, entonces sí podrían pasarlo a un comité de evaluación y se confirmará que cumples con todos los requisitos.
Esperamos que esto ayude a tener claridad en cómo poder implementar un Sistema de Gestión de Calidad, como verás no es cualquier cosa, ya que a través de un sistema como ISO 9001:2015 puedes gestionar toda una organización.
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